Privacyverklaring

Praktijk Samsara, gevestigd aan Zandakker 27, 8181 JN Heerde, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De privacy van jouw gegevens wordt zeer serieus genomen. Met je persoonsgegevens wordt zorgvuldig omgegaan, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

Mijn site adres is: https://samsaraverbind.nl.

Over Praktijk Samsara

Praktijk Samsara
Zandakker 27
8181 JN Heerde

Tel.nr.: 06 34442833
Email: info@samsaraverbind.nl 

KvK-nummer: 97779725

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Praktijk Samsara verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij het maken van een afspraak. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Adresgegevens
  • (Optioneel) BTW nummer 

Daarnaast kunnen technische gegevens (zoals IP-adres en user-agent) tijdelijk worden verwerkt voor beveiliging en prestatieoptimalisatie. Er worden geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verwerkt.

Gebruik van contactformulieren

Wanneer je via de website een contactformulier invult, worden de ingevulde gegevens (zoals naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer) rechtstreeks verzonden naar het e-mailadres van Praktijk Samsara. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om contact met je op te nemen naar aanleiding van jouw bericht en worden niet opgeslagen op de website zelf.

Indien de e-mail onverhoopt niet aankomt, is er geen kopie aanwezig in het systeem. Wil je zekerheid van ontvangst, dan kun je ook rechtstreeks mailen naar info@samsaraverbind.nl.

Online afspraken maken (Easy Appointments)
Via de website kun je zelf een afspraak inplannen via het afsprakenformulier. Hiervoor worden de volgende gegevens verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen dienst, locatiekeuze, datum en tijd van de afspraak en het IP-adres. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beheren en bevestigen van jouw afspraak. De gegevens worden opgeslagen binnen de websiteomgeving van Cloud86 en worden niet gedeeld met derden.

De gegevens die via het afsprakenformulier worden ingevoerd, worden automatisch na 6 maanden verwijderd. Dit is in lijn met de AVG-richtlijn om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk.

E-mailverkeer

E-mails die naar Praktijk Samsara worden gestuurd, inclusief de via de website verzonden contactformulieren, worden ontvangen op info@samsaraverbind.nl. Ook e-mails die per abuis aan een niet-bestaand adres binnen het domein worden gestuurd, worden automatisch doorgestuurd naar dit adres.

Alle e-mailberichten worden via beveiligde verbindingen (SSL/TLS) verzonden en opgeslagen op de mailservers van Cloud86. Berichten worden bewaard zolang dat nodig is voor een goede afhandeling en conform de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld fiscale of zorginhoudelijke verplichtingen). Onbedoeld ontvangen persoonsgegevens worden direct verwijderd.

Cliëntdossier (Wkkgz)

Praktijk Samsara is als zorgaanbieder gehouden aan de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). In dit kader wordt voor iedere cliënt een beknopt dossier bijgehouden. Dit dossier bevat uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het zorgvuldig uitvoeren van de begeleiding, zoals contactgegevens, sessiegegevens en relevante aantekeningen.

Het cliëntdossier wordt conform de wettelijke bewaarplicht ten minste 20 jaar bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Je hebt recht op inzage in je dossier, het laten corrigeren van onjuiste gegevens en, indien wettelijk toegestaan, het laten verwijderen van (delen van) je dossier.

Het dossier wordt uitsluitend intern gebruikt en is beveiligd opgeslagen. De inhoud wordt niet gedeeld met derden, tenzij je hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Behandelingsovereenkomst (WGBO – voor zover van toepassing)

Voor zover sprake is van een geneeskundige behandelingsovereenkomst in de zin van de WGBO, gelden aanvullend de volgende uitgangspunten:

  • Begeleiding vindt plaats na informed consent: jij stemt in na duidelijke informatie over doel, werkwijze en alternatieven.
  • Je hebt recht op inzage, kopie en correctie van je dossier.
  • Het dossier wordt ten minste 20 jaar bewaard na de laatste sessie, tenzij langere bewaring nodig is.
  • Voor minderjarigen geldt dat toestemming en inzagerechten worden geregeld conform de WGBO.
  • De gegevens uit het dossier vallen onder het beroepsgeheim en worden niet met derden gedeeld zonder jouw toestemming, behalve als de wet dat verplicht of bij een zwaarwegend belang.

Doeleinden en grondslagen

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Het afhandelen van betalingen (wettelijke verplichting)
  • Het leveren van de overeengekomen diensten (overeenkomst)
  • Contact opnemen naar aanleiding van een verzoek via e-mail (gerechtvaardigd belang)
  • Het informeren over wijzigingen in diensten en producten (gerechtvaardigd belang)
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de belastingaangifte of de bewaarplicht uit de Wkkgz (wettelijke verplichting) 
  • Beveiliging en websitewerking (gerechtvaardigd belang): het verwerken van beperkte technische gegevens zoals IP-adres ter bescherming tegen misbruik

Indien Praktijk Samsara jouw ervaring of citaat wil gebruiken voor publiciteit (zoals een review), wordt hiervoor expliciet en schriftelijk toestemming gevraagd (toestemming).

Publicatie van gegevens

Persoonsgegevens worden niet gepubliceerd op de website of social media, met uitzondering van door jou gegeven reviews of openbare recensies.

Reviews die je rechtstreeks aan Praktijk Samsara hebt gegeven en die met jouw uitdrukkelijke toestemming worden geplaatst, kunnen worden voorzien van een voornaam, leeftijd en woonplaats/regio, tenzij je kiest voor anonimiteit.

Reviews die via Google of andere publieke platforms zijn geplaatst, kunnen geheel of gedeeltelijk op de website worden weergegeven. Hierbij wordt uitsluitend de inhoud van de review en, indien vermeld, een voornaam of initialen getoond. Er worden geen achternamen, profielfoto’s of links naar persoonlijke Google-profielen overgenomen.

Indien je niet wilt dat jouw Google-review op de website wordt weergegeven, kun je dit eenvoudig laten weten via info@samsaraverbind.nl; de review wordt dan verwijderd.

Opslag en beveiliging van jouw gegevens

Jouw persoonsgegevens worden bewaard in het boekhoudsysteem e-boekhouden.nl.
Gegevens worden beveiligd met technische en organisatorische maatregelen zoals sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie (waar van toepassing) en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.

Hosting en e-mail worden geleverd door Cloud86 (NL/EU); gegevens blijven binnen de EER.
Back-ups van de website (technische data) worden beheerd in Plesk (Cloud86) en offline op een externe harde schijf.

Toegankelijkheid van de website

Praktijk Samsara streeft naar een website die voor zoveel mogelijk mensen prettig te gebruiken is. De vormgeving en kleuren zijn bewust gekozen voor rust en leesbaarheid. Het kan voorkomen dat bepaalde contrasten niet aan alle WCAG-(contrast)normen voldoen. Er is geen wettelijke verplichting voor kleine praktijksites om volledig aan deze norm te voldoen, maar toegankelijkheid wordt serieus genomen.
Mocht je moeite hebben met de leesbaarheid of navigatie, laat dit weten via info@samsaraverbind.nl. In overleg wordt gezocht naar een passende oplossing (bijvoorbeeld informatie per e-mail). Suggesties ter verbetering zijn welkom en worden periodiek meegenomen bij onderhoud.

Gebruik van cookies

De website van Praktijk Samsara maakt uitsluitend gebruik van functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking en beveiliging van de site. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat de website correct kan laden en dat je gegevens veilig via een SSL-verbinding worden verzonden.

Daarnaast wordt gebruikgemaakt van Google reCAPTCHA bij het contactformulier. Deze dienst beschermt de website tegen spam en misbruik. Hierbij kan Google technische gegevens verwerken (zoals IP-adres en muisbewegingen) om te bepalen of een bezoeker mens of bot is. De verwerking vindt plaats volgens het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden van Google.

Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst en er wordt geen surfgedrag geanalyseerd voor commerciële doeleinden. Omdat alleen functionele en beveiligingscookies worden gebruikt, hoef je hiervoor geen aparte toestemming te geven.

Bewaartermijn

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen.

  • Facturatie- en boekhoudgegevens worden 7 jaar bewaard (conform fiscale bewaarplicht)
  • Het cliëntendossier wordt minimaal 20 jaar bewaard (conform Wkkgz)
  • Overige gegevens: zolang als noodzakelijk voor het doel van de verwerking

Na afloop van deze termijnen worden ze binnen 1 jaar verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.

Gegevens die via het online afsprakenformulier worden ingevoerd, worden automatisch na 6 maanden verwijderd. Deze termijn is voldoende voor het plannen, wijzigen of annuleren van afspraken en voorkomt dat gegevens langer worden bewaard dan noodzakelijk.

Delen met derden

Praktijk Samsara verkoopt jouw gegevens niet en deelt deze uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor:

  • Het uitvoeren van de overeenkomst (zoals samenwerking met andere professionals)
  • Het voldoen aan een wettelijke verplichting (zoals voor de Belastingdienst of klachtenfunctionaris)

Verwerkers (zoals Cloud86 en e-boekhouden.nl) verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Praktijk Samsara en binnen de EER. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

Rechten

Je hebt recht op:

  • Inzage in je persoonsgegevens
  • Correctie of aanvulling van onjuiste gegevens
  • Verwijdering van gegevens (indien wettelijk toegestaan)
  • Beperking van de verwerking
  • Bezwaar tegen de verwerking
  • Gegevensoverdracht
  • Intrekking van eerder gegeven toestemming

Een verzoek kun je indienen via info@samsaraverbind.nl. Om je identiteit te verifiëren, vragen we je om een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Maak hierin je pasfoto, BSN, paspoortnummer en de MRZ (machine readable zone) zwart. Je ontvangt binnen vier weken een reactie op je verzoek.

Klacht indienen

Ben je ontevreden over de omgang met jouw gegevens, bespreek dit dan eerst met Praktijk Samsara.
Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze privacyverklaring is bijgewerkt in november 2025. Praktijk Samsara behoudt zich het recht voor deze verklaring aan te passen. Raadpleeg deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen. Bij vragen over deze privacyverklaring kan contact worden opgenomen via info@samsaraverbind.nl voor nadere toelichting.